Una de las dudas que más preocupa a autónomos y empresas es si podrán seguir deduciendo gastos si reciben facturas en papel o en formato PDF simple, sobre todo cuando los proveedores no han migrado a la facturación electrónica. La normativa de facturación electrónica y los requisitos asociados al SIF marcan un cambio significativo: solo las facturas generadas conforme a los estándares electrónicos estructurados serán deducibles fiscalmente a partir de su entrada en vigor. ¿Qué implica esto en la práctica?
Durante el periodo de transición (2025–2026), Hacienda sigue aceptando facturas no electrónicas si cumplen los requisitos tradicionales. Sin embargo, desde la total implantación del sistema (2026 para grandes empresas, previsiblemente 2027 para autónomos y pymes), las facturas en papel o PDFs no emitidos por un software certificado dejarán de tener plena validez para justificar deducciones de IVA y gastos empresariales.
A partir de esa fecha, solo serán deducibles y fiscalmente válidas las facturas electrónicas estructuradas: es decir, aquellas que han sido emitidas y registradas mediante un SIF adaptado, que genera una huella digital (hash), firma electrónica y, si el usuario lo activa, código QR y leyenda “Factura verificable en la sede*”. Si alguno de tus proveedores sigue enviando facturas tradicionales, y necesitas justificar gastos o deducción de IVA, deberás exigir el nuevo formato o perderás la capacidad de acreditar correctamente el gasto frente a Hacienda.
¿Qué hacer si recibes una factura en papel o PDF no estructurado?
- Contacta cuanto antes con el proveedor y solicita la reemisión en formato electrónico compatible con la ley.
- Guarda la factura, pero no la contabilices para deducción salvo que puedas justificar ante Hacienda que cumple los requisitos del período transitorio.
- Prepara avisos y documentación interna para informar a tus colaboradores sobre la nueva obligatoriedad y los plazos que marcan el cambio.
Consejos prácticos:
- Revisa y adapta tus propios procesos de emisión para que tus clientes puedan deducir sin problemas.
- Anticipa el cambio realizando auditorías de tus proveedores de cabecera y exigeles la adaptación antes de la fecha límite legal.
- Mantén todos los comprobantes electrónicos guardados y a disposición para una posible inspección.
Conclusión:
La digitalización fiscal exige previsión y reacción rápida. Solo las facturas electrónicas estructuradas serán deducibles a partir de la entrada en vigor de la normativa; el papel y el PDF pasarán a ser meros soportes informativos o auxiliares. La clave está en la acción preventiva: informar, exigir y migrar cuanto antes, para blindar tu derecho a deducción y evitar problemas en inspecciones futuras.
