¿Quién necesita un número de IVA europeo y dónde conseguirlo? Esta es la gran pregunta que todas las empresas se plantean cuando empiezan a planear su expansión desde mercados no-europeos al mercado comunitario. En este artículo nos adentramos en los Números de identificación fiscal (EU VAT ID, número de IVA europeo), y te ofrecemos una guía manejable sobre quién lo necesita y dónde conseguirlo.

En cumplimiento con las últimas regulaciones sobre el Sistema de Ventanilla Única (OSS) implementado en 2021, hemos proporcionado información completa en este artículo sobre los requisitos para obtener un número de identificación fiscal dentro de la Unión Europea (UE):

¿Quién necesita un número de IVA europeo?

• Si su negocio no está establecido en ningún país de la UE, debe obtener un número de identificación fiscal (VAT ID) al realizar su primera venta de negocio a consumidor (B2C).
• Si su negocio está establecido en un país de la UE (y en ningún otro lugar), debe obtener un número de identificación fiscal (VAT ID) si cumple con alguna de las siguientes condiciones:
  • Sus ventas anuales en toda la UE superan el umbral de 10.000€.
  • Almacena bienes dentro de un país de la UE.
• Si su situación no se encuentra en ninguna de estas categorías, no hay obligación legal de registrarse para obtener un número de identificación fiscal (VAT ID). Sin embargo, es altamente recomendado por profesionales del IVA, ya que ofrece numerosos beneficios para su negocio.

Detalle de requisitos y acciones para registro de IVA de empresas no europeas

🤔 ¿Tu empresa quiere vender en el mercado europeo? ¡Genial! Pero antes de lanzarte, hay un paso fundamental: entender el Número de Identificación Fiscal europeo (NIF-IVA o VAT number, por sus siglas en inglés).

Esta guía te explicará de forma sencilla y clara todo lo que necesitas saber sobre el VAT number, quién lo necesita y cómo obtenerlo, basándonos en las dudas reales de nuestros clientes.

1. ¿Necesito un VAT number europeo?

Lo primero es saber si estás obligado a obtenerlo. Aquí te lo resumimos:

✅ SÍ necesitas un VAT number si:

• 📦 Almacenas productos en la UE: Incluso si tu empresa no está físicamente en la UE, si almacenas bienes en cualquier país miembro, necesitas un número de IVA en ese país.

• 💼 Vendes a distancia (B2C) a consumidores finales en la UE y superas los 10.000 € anuales en total: En este caso, puedes optar por el régimen OSS (One-Stop Shop o Ventanilla Única) o registrarte para el IVA en cada país donde vendas.

• 🚚 Realizas Dropshipping a la UE:

  • Pedidos superiores a 150 €: Necesitas un número de IVA en el país de destino del envío.

  • Pedidos inferiores a 150 €: Puedes usar el régimen IOSS (Import One-Stop Shop), aunque Hellotax no ofrece este servicio. Si no usas el IOSS, necesitas registrarte para el IVA en cada país donde vendas.

• 🇪🇺 Empresa establecida en la UE, vendiendo B2B en la UE: Necesitas el VAT number del país de establecimiento y, para operaciones intracomunitarias, el alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios). Además, debes superar el umbral de 10.000 euros.

❌ NO necesitas un VAT number si:

• 💼 Solo vendes a otras empresas (B2B) con VAT intracomunitario: En este caso, se aplica el mecanismo de inversión del sujeto pasivo.

• 💰 Tus ventas B2C a la UE son inferiores a 10.000 € anuales: Y no almacenas productos en la UE.

2. ¿Cómo y Dónde me Registro para el VAT intracomunitario?

El proceso y el lugar de registro dependen de dónde esté establecida tu empresa y de cómo realices tus ventas:

🌐 Empresa NO establecida en la UE (ej. EE. UU., Reino Unido, China, etc.):

• Ventas a través de marketplaces (Amazon, eBay, etc.):

  • Si el marketplace actúa como “Deemed Supplier” (proveedor asumido), ellos se encargan de recaudar y declarar el IVA en la mayoría de los casos.

  • Si utilizas la logística de Amazon (FBA) y almacenas tus productos en sus centros logísticos, necesitas registrarte para el IVA en cada país donde se almacenen tus productos.

• Ventas directas a consumidores (B2C) desde fuera de la UE (valor superior a 150 €):

  • Necesitas registrarte para el IVA en cada país donde vendas.

• Ventas directas a consumidores (B2C) desde fuera de la UE (valor inferior a 150 €):

  • Puedes usar el régimen IOSS (Import One-Stop Shop), pero Hellotax no ofrece este servicio.

• Ventas directas a consumidores (B2C) desde dentro de la UE:

  • Puedes registrarte en un solo país de la UE y usar el régimen OSS (One-Stop Shop) para declarar el IVA de todos los países de la UE.

🏢 Empresa establecida en la UE:

• Si tu empresa está establecida en un país de la UE, debes registrarte en ese país.

• Si superas los 10.000 € en ventas B2C a otros países de la UE, puedes usar el régimen OSS para simplificar la gestión del IVA.

3. ¿Qué Documentos Necesito para el Registro de IVA?

Los requisitos varían según el país, pero en general necesitarás:

• 📄 Certificado de constitución de la empresa (con una antigüedad máxima de 6 meses).

• 📄 Certificado de IVA de tu país (si aplica).

• 📄 Documento que acredite la identidad fiscal de la empresa.

• 📄 Estatutos de la empresa.

• 📄 Extracto bancario de la empresa.

• 🆔 Identificación de los directores (pasaporte o DNI).

• 📸 Selfie del director con su pasaporte o DNI (para verificación de identidad).

• 📝 Prueba de actividad comercial en la UE (por ejemplo, facturas de ventas).

• 🌐 Prueba de actividad comercial online (capturas de pantalla de tu tienda online).

• 📝 Poder notarial (si usas un representante fiscal).

⚠️ ¡Atención! Todos los documentos deben estar traducidos al idioma oficial del país donde te registres. Algunos países, como España, exigen traducciones juradas y apostilladas.

4. ¿Cuánto Tarda el Registro de IVA?

El proceso suele tardar entre 8-12 semanas, pero puede variar según el país.

5. ¿Necesito un Representante Fiscal?

❗ Importante: Algunos países, como Francia, Italia, España y Polonia, exigen un representante fiscal para empresas no comunitarias. Esto implica costes adicionales.

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