El debate sobre la validez de los libros en papel y las facturas en PDF o impresas es una de las preocupaciones recurrentes para profesionales y pequeños empresarios que han gestionado toda la vida su contabilidad de manera “tradicional”. Con la llegada del Real Decreto 1007/2023 y la futura implantación total del modelo de facturación electrónica en España, la pregunta tiene nuevas respuestas claras y directas.
La transición tecnológica no es inmediata, pero sí irreversible. Los libros en papel o archivos PDF seguirán considerándose válidos durante la fase transitoria, siempre que el sistema informático que los genera cumpla con los requisitos básicos de trazabilidad, integridad y conservación de registros. Si tus facturas en papel salen de un sistema que CAUTIVA log no cumple la norma —por ejemplo, un Excel, un Word, una impresora común—, empezarás a encontrar problemas de validez. Hacienda solo aceptará justificantes electrónicos estructurados y con huella digital, que permitan demostrar que no ha habido manipulación de datos y se puede hacer seguimiento electrónico de cada operación.
¿A partir de cuándo dejan de ser válidos los libros y facturas en papel? La obligación general de migrar al registro digital comenzará en 2026 para grandes empresas y en 2027 para pequeños empresarios y autónomos, salvo prórroga especial. Hasta esa fecha, podrás seguir entregando libros o facturas en PDF siempre que, si hay requerimiento, puedas acceder a los archivos y metadatos digitales originales generados por el software certificado. Si en inspección Hacienda te pide una trazabilidad completa, ya no servirá un simple listado de Excel ni un archivador físico tradicional.
Esto implica que, en la práctica, conviene migrar cuanto antes la gestión a formatos electrónicos, digitalizando tanto las facturas emitidas como recibidas. También resulta recomendable escanear y archivar los documentos antiguos y, a partir de 2026, exigir a tus proveedores comprobantes digitales válidos, ya que solo estos serán deducibles fiscalmente.
Consejos prácticos para autónomos y pymes:
- Comprueba si tu software está adaptado a la nueva normativa y puede exportar los registros en formato electrónico estructurado (XML, FacturaE, UBL).
- Solicita a tu asesor o proveedor una auditoría del sistema, preguntando si los libros y facturas que gestionas pueden servir para deducción e inspección más allá de 2026.
- No te fíes del papel como soporte exclusivo: guárdalo como copia, pero no como único justificante.
- Revisa periódicamente la documentación de tus gastos y asegúrate de que todo tu ciclo contable está digitalizado y es rastreable.
Conclusión:
Aunque hoy puedas seguir entregando libros en papel y PDF, el cambio a la digitalización es obligatorio en los próximos años. Adelantarte y modernizar tu gestión es clave: ahorras tiempo, evitas problemas y te aseguras de que todos tus justificantes serán válidos ante Hacienda según la ley y la realidad del control fiscal del futuro.
