¡Bienvenido a este artículo sobre Registros de IVA de la UE! Nos adentraremos en las siguientes líneas en todos los requisitos, procedimientos y documentación necesaria para llevar el registro exigido por la normativa europea con todas las garantías.

Asegurando el cumplimiento y la rendición de cuentas: La retención de datos del IVA 

El sujeto pasivo está obligado a mantener ciertos registros del IVA de la UE, según se especifica en el Reglamento del Consejo 282/2011 (Artículo 63c). Estos registros abarcan varios detalles, como el Estado miembro donde se consume la entrega, la naturaleza de la entrega, la fecha de la entrega y el importe correspondiente del IVA. Además, se debe documentar información específica, como los pagos anticipados realizados y los datos utilizados para determinar el establecimiento, la dirección permanente o la residencia habitual del cliente.

¿Qué es un “sujeto pasivo”?

En primer lugar, debemos destacar que, en el contexto del esquema no perteneciente a la Unión, un sujeto pasivo se refiere a una entidad comercial (como una empresa, sociedad o empresario individual) que no tiene sus operaciones comerciales o un establecimiento físico dentro de la Unión Europea (UE). Incluso si el sujeto pasivo está identificado u obligado a registrarse a efectos del IVA en la UE, esto no lo excluye de utilizar el esquema no perteneciente a la Unión. En el caso del esquema de la Unión, un sujeto pasivo es una entidad comercial (como una empresa, sociedad o empresario individual) que ha establecido sus operaciones comerciales dentro de la UE o mantiene un establecimiento fijo allí (un sujeto pasivo no establecido dentro de la UE también puede optar por el esquema de la Unión para declarar determinadas entregas de bienes). En cuanto al esquema de importación, un sujeto pasivo abarca una entidad comercial (como una empresa, sociedad o empresario individual) que está establecida dentro o fuera de la UE. Sin embargo, es importante tener en cuenta que un sujeto pasivo establecido fuera de la UE debe designar a un intermediario para utilizar el esquema de importación.

Si tienes dudas de a qué esquema de registro perteneces, visita OSS vs IOSS? Non-Union?-Requisitos fundamentales para el registro en cada esquema.

¿Cuál es el período establecido para retener estos registros?

El período de retención de estos registros es de 10 años a partir del cierre del año calendario en el que se produjo la transacción. Este requisito se aplica independientemente de si el sujeto pasivo ha dejado de utilizar el esquema o continúa utilizándolo.

¿Qué datos deben contener los registros?

Según el Reglamento del Consejo 282/2011 (Artículo 63c):

Artículo 63 quater 1.

Para que puedan considerarse suficientemente detallados a tenor de los artículos 369 y 369 duodecies de la Directiva 2006/112/CE, los registros que lleven los sujetos pasivos deberán contener la información siguiente:

a) el Estado miembro de consumo en el que se entreguen los bienes o se presten los servicios;

b) el tipo de servicios prestados o la descripción y la cantidad de los bienes entregados;

c) la fecha de la entrega de los bienes o de la prestación del servicio;

d) la base imponible con indicación de la moneda utilizada;

e) todo aumento o reducción posterior de la base imponible;

f) el tipo del IVA aplicado;

g) el importe adeudado del IVA con indicación de la moneda utilizada;

h) la fecha y el importe de los pagos recibidos;

i) cualquier anticipo recibido antes de la entrega de los bienes o la prestación de los servicios;

j) en caso de emitirse una factura, la información contenida en ella;

k) en el caso de los servicios, la información utilizada para determinar el lugar de establecimiento del cliente, o su domicilio o residencia habitual y, en el caso de los bienes, la información utilizada para determinar el lugar donde comienza y termina la expedición o el transporte de los bienes;

l) cualquier prueba de posibles declaraciones de bienes, incluida la base imponible y el tipo del IVA aplicado.

¿Cuál es el procedimiento por el cual el sujeto pasivo o el intermediario pueden hacer que estos registros sean accesibles para la autoridad fiscal?

A solicitud, estos registros deben estar disponibles de manera rápida y electrónicamente para el Estado miembro de identificación o cualquier Estado miembro de consumo. Para obtener los registros mantenidos por un sujeto pasivo o intermediario, el Estado miembro de consumo debe iniciar una solicitud con el Estado miembro de identificación. El Estado miembro de identificación proporcionará instrucciones prácticas sobre cómo cumplir con esta solicitud. Es importante tener en cuenta que no hacer que estos registros estén disponibles dentro de un mes después de recibir un recordatorio del Estado miembro de identificación se considerará una violación persistente de las normas del esquema, lo que llevará a la exclusión del esquema.Para más información sobre la normativa de IVA, visita nuestro post sobre IVA en Europa: Regulaciones, tipos y requisitos.

Para una visión a fondo de la contabilidad para empresas en la UE, echa un vistazo a nuestra Guía integral de contabilidad para empresas en la Unión Europea, donde encontrarás todos los procedimientos y regulación en relación a este tema. Para más información sobre contabilidad e impuestos, registros de IVA, etc. pregunta a nuestro consultor online gratuito de impuestos para vender online en la UE.