1) Qué suele traer una reclamación por derechos de imagen

Aunque el remitente puede variar (gestoras de derechos, despachos, bancos de imágenes), el formato típico incluye:

• Asunto con referencia del expediente.

• Aviso clave: retirar la imagen no cierra el caso.

• Acceso a un portal o enlace con evidencias (capturas, URLs, fechas de detección).

• Importe solicitado (suele parecerse a una licencia retroactiva + posible recargo por uso pasado).

• Advertencia de escalada si no se contesta en plazo.

• Datos de contacto y notas legales (p. ej., GDPR).

2) Verificaciones en 30 minutos (antes de responder o pagar)

1. Autenticidad: comprueba el dominio del remitente y que los enlaces apunten a un portal seguro (HTTPS).

2. Evidencias: entra con la referencia y descarga capturas, URLs y fechas para tu archivo interno.

3. Identificación de la obra: valida que la imagen señalada es la tuya, dónde aparece y desde cuándo.

4. Licencia propia: busca factura/ID de pedido en tus cuentas (Shutterstock, iStock, Freepik, etc.) y confirma uso comercial y territorio.

5. Chequeo rápido de riesgo: si dudas, usa una herramienta de comprobación (p. ej., Image Copyright Checker) para ver si la imagen aparece en bancos de pago u otras fuentes y obtener un nivel de riesgo (Alto/Medio/Bajo).

3) Qué hacer si tienes licencia

• Reúne la prueba: proveedor, ID/fecha de compra o descarga, tipo de licencia y ámbito (comercial/territorial).

• Responde adjuntándola y solicita cierre del expediente respecto de las URLs afectadas.

• En muchos casos, con eso se archiva sin más.

Contexto útil: responsabilidad y defensa básica, aquí 👉 ¿Pueden demandarme por derechos de autor de imágenes en mi sitio web?

4) Qué hacer si no tienes licencia (o no la encuentras)

• Retira o sustituye la imagen cuanto antes (limita el periodo reclamable).

• Pide desglose de la cantidad (licencia, gestión, periodo y territorios).

• Propón licencia retroactiva que incluya renuncia expresa a nuevas acciones por los mismos usos/URLs.

• Negocia el importe en función de:

  • Antigüedad del uso y cese inmediato.

  • No exclusividad/bajo valor diferencial de la imagen.

  • Baja visibilidad/tráfico real de la página.

  • Colaboración y buena fe.

Cifras y ejemplos de la vida real 👉 Multas por usar imágenes con derechos: lo que pagarás

5) Marco legal básico (España/UE) explicado sin jerga

• Daños y perjuicios (España): el titular puede pedir cese y daños. El cálculo suele basarse en la remuneración hipotética (lo que habría costado licenciar) o en consecuencias económicas (pérdida + beneficio del infractor). Puede incluir gastos de investigación y daño moral.

• Prescripción: la acción para reclamar daños suele prescribir a 5 años desde que el titular pudo demandar. Si la obra sigue online, pueden pedir los últimos 5 años y requerir cese.

• Dónde podrían demandar (UE):

  • Domicilio del demandado (p. ej., España) → permite reclamar el daño global.

  • Lugar del daño (accesibilidad en un Estado miembro) → el tribunal solo conocerá de daños causados en ese territorio.

6) Cómo aterrizan las cifras (y por qué se parecen a una licencia)

Lo habitual es que el importe propuesto se asemeje a la tarifa de una licencia razonable para esa imagen/uso/periodo, con o sin recargo por uso pasado. Factores que mueven la cifra:

• Tarifa de mercado (Getty/Shutterstock/Agencia).

• Duración del uso no licenciado.

• Ámbito territorial y finalidad comercial.

• Visibilidad (tráfico real de la página) y exclusividad de la imagen.

• Conducta del reclamado (cese rápido, colaboración).

7) Plantillas ultra breves (para adaptar)

A) Con licencia

Asunto: Ref. [nº expediente] – Verificación de licencia / solicitud de cierre
Adjuntamos prueba de licencia (proveedor, ID/fecha, tipo y ámbito). Solicitamos el cierre del expediente respecto de las URLs indicadas.

B) Sin licencia (regularizar)

Asunto: Ref. [nº expediente] – Propuesta de regularización amistosa
Hemos retirado/sustituido la imagen. Rogamos desglose de la cantidad (licencia/gestión/periodo/territorios) y acreditación de representación. Proponemos licencia retroactiva con renuncia a acciones por los mismos usos/URLs.

8) Prevención: cómo no volver a esta casilla

• Inventario de imágenes activas (web + redes).

• Etiquetas de origen: propia, comprada, libre, IA (con documentos).

• Archivo centralizado de facturas, IDs y enlaces de descarga.

• Auditoría periódica priorizando páginas con más tráfico.

• Herramientas:

  • Chequeo puntual: Image Copyright Checker (online) → informe gratis con riesgo Alto/Medio/Bajo.

  • Auditoría masiva en WordPress: plugin para analizar en lote, etiquetar origen y guardar licencias en la Biblioteca de Medios.

Cierre

Nuestro caso sirve como ejemplo inicial, pero la hoja de ruta es aplicable a cualquier reclamación de este tipo: verificar, documentar, licenciar o negociar con criterio y cerrar con seguridad jurídica. La prevención (inventario, documentación y herramientas) es la vía más rápida para evitar nuevas cartas.